Privacy verklaring

INHOUDSOPGAVE
1. INLEIDING
2. HELLIOT VERMOGENSBEHEER ALS VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
3. RECHTEN VAN DE BETROKKENE
4. UITWISSELING VAN GEGEVENS
5. BEVEILIGING EN VERTROUWELIJKHEID
6. PERIODE VAN BEWARING
7. VRAGEN OF KLACHTEN

1. INLEIDING
U deelt met ons diverse persoonsgegevens die wij in verband kunnen brengen met u. Voor Helliot Vermogensbeheer is de bescherming van de privacy van cliënten een belangrijk fundament van onze dienstverlening. Uw persoonsgegevens worden dan ook op een zorgvuldige en transparante manier behandeld. In deze Privacy Statement leest u hoe Helliot Vermogensbeheer uw persoonsgegevens verzamelt en daarmee omgaat, persoonsgegevens verwerkt en bewaart en welke rechten u heeft. Wij adviseren u om dit document goed door te lezen. Deze Privacy Statement geldt voor persoonsgegevens van natuurlijke personen en rechtspersonen (zoals een vennootschap, vereniging of stichting), die in het kader van de dienstverlening door Helliot Vermogensbeheer worden verwerkt.

U leest in deze Privacy Statement hoe u ons kunt vragen uw gegevens aan te passen, te beperken of te wissen. Helliot Vermogensbeheer spant zich in om uw persoonlijke informatie correct en up-to-date te houden. Hier hebben wij u hulp bij nodig. Indien uw persoonlijke gegevens wijzigen, verzoeken wij u deze wijzigingen aan ons kenbaar te maken door middel van een brief met uw handtekening. Wij kunnen deze Privacy Statement, bijvoorbeeld omdat de wetgeving wijzigt, aanpassen. De meest recente versie van de Privacy Statement kunt u steeds raadplegen via onze site www.Helliot.nl

2. HELLIOT VERMOGENSBEHEER ALS VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE
De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Helliot Vermogensbeheer N.V, Amsterdamsestraatweg 55A, 3744 MA Baarn, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder LEI-Code 724500YZDZODS6KXYB84.

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Indien Helliot Vermogensbeheer uw persoonsgegevens verwerkt is daar uiteraard een reden voor, ofwel een “verwerkingsdoeleinde”.Belangrijke verwerkingsdoeleinden zijn:

1.  Helliot Vermogensbeheer heeft uw persoonsgegevens nodig om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
2.  Uw persoonsgegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst tussen u en Helliot Vermogensbeheer af te sluiten of uit te voeren.

Wettelijke verplichtingen
Helliot Vermogensbeheer heeft uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen nodig om aan een wettelijke verplichting te kunnen voldoen. Zo zijn uw gegevens onder andere nodig voor de bestrijding van witwassen en terrorisme, om de gerechtelijke overheden bij te staan bij hun onderzoek of om u een passende beleggersbescherming te bieden. Indien de wetgeving wordt gewijzigd door de wetgever, zullen wij de Privacy Statement hier op aanpassen. Helliot Vermogensbeheer verzamelt voor dit doeleinde alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om aan deze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Antiwitwaswetgeving, bestrijding terrorisme en embargowetgeving
Wij moeten ons als vermogensbeheerder houden aan internationale wetten en regelingen, zoals de wet voor het tegengaan van witwassen van geld. Helliot Vermogensbeheer is verplicht om witwaspraktijken te voorkomen, te herkennen, tegen te gaan en te melden. Helliot Vermogensbeheer moet uw persoonsgegevens doorgeven als daarom gevraagd wordt door overheid)organisaties zoals Justitie bij financiële fraude, de Inlichtingendienst bij financiering van terrorisme, Toezichthouders als zij onderzoek doen naar bedrijfsprocessen of naar bepaalde cliënten. Daarom moet Helliot Vermogensbeheer;

1.  De cliënt, de eventuele gevolmachtigde(n) van de cliënt en de uiteindelijke begunstigde (UBO) van de cliënt identificeren. We controleren of u echt bent wie u zegt te zijn en we bewaren een kopie van uw identiteitsbewijs.
2.  Een (witwas-) risicoprofiel opstellen op basis van persoonlijke en professionele gegevens (bv. wanneer de cliënt een politiek prominent persoon is).
3.  Handelingen en transacties controleren en in bepaalde gevallen transacties tegenhouden en melden aan de Financial intelligence Unit (FIU).

Helliot Vermogensbeheer moet een bijdrage leveren in de strijd tegen terrorisme en de naleving van embargowetgeving. Tevens moet Helliot Vermogensbeheer in haar relatie met vennootschappen ook de uiteindelijke begunstigden (UBO’s) van de vennootschap identificeren en verifiëren. Helliot Vermogensbeheer verwerkt hiertoe onder andere van elke cliënt de volgende persoonsgegevens:

•  Identificatiegegevens.
•  Gegevens over uw persoonlijke situatie.
•  Gegevens over uw financiële situatie en eventuele. risicosituaties en risicogedragingen.

Gerechtelijke overheden
Helliot Vermogensbeheer is verplicht om gerechtelijke overheden bij te staan en te informeren. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de politie, het openbaar ministerie en rechtbanken die Helliot Vermogensbeheer vragen stellen in het kader van strafprocedures. Helliot Vermogensbeheer moet deze vragen indien mogelijk kunnen beantwoorden. Het kan hierbij gaan om gegevens die door Helliot Vermogensbeheer worden verzameld, verwerkt en bewaard in het kader van de relatie tussen u en Helliot Vermogensbeheer.

Privacywetgeving
De verwerking van uw persoonsgegevens door Helliot Vermogensbeheer, dient ook om uw privacy te kunnen beschermen. Bijvoorbeeld wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens ons een vraag stelt. Ook wanneer er om privé-gegevens wordt gevraagd of u gebruik wilt maken van uw rechten, dienen wij zorg te dragen dat dat aan de juiste persoon gebeurt en op correctie wijze geschiedt. Helliot Vermogensbeheer verwerkt hiertoe uw Identificatiegegevens.

Wetgeving misbruik van voorkennis en marktmanipulatie
Helliot Vermogensbeheer is verplicht om misbruik van voorkennis en marktmanipulatie te voorkomen, te ontdekken en om verdachte transacties te rapporteren aan de Autoriteit Financiële Marken. Helliot Vermogensbeheer verwerkt hiertoe de volgende persoonsgegevens:

•  Identificatiegegevens.
•  Persoonlijke gegevens.
•  Gegevens over eventuele risicosituaties en risicogedragingen.

Toezichtwetgeving voor financiële instellingen
Helliot Vermogensbeheer is verplicht haar cliënten in het kader van de toezichtwetgeving op financiële instellingen die beleggingsdiensten verlenen goed te kennen. Helliot Vermogensbeheer verzamelt daartoe persoonsgegevens, zodat zij cliënten in kan delen in categorieën (niet-professionele belegger, professionele belegger) en hen een passend beschermingsniveau kan bieden. Tenslotte kan Helliot Vermogensbeheer ook de telefonische en elektronische communicatie (en de daarmee verband houdende verkeersgegevens) tussen u en Helliot Vermogensbeheer (of door haar aangestelde derden) registreren en bewaren. Deze gegevens zullen slechts gedurende een beperkte, wettelijk gelimiteerde periode bewaard worden (zie onder ‘periode van bewaring’). Helliot Vermogensbeheer verwerkt hiertoe de volgende persoonsgegevens:

•  Identificatiegegevens.
•  Gegevens over uw persoonlijke situatie.
•  (Elektronische) Communicatie.

Afsluiten en uitvoeren van de overeenkomst
Helliot Vermogensbeheer heeft bepaalde persoonsgegevens van u nodig om een overeenkomst met u af te sluiten en deze goed uit te voeren. Zonder deze gegevens zijn wij niet in staat een relatie met u aan te gaan of voort te zetten. Helliot Vermogensbeheer verzamelt, verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens ook met het oog op het sluiten en het uitvoeren van overeenkomsten. Helliot Vermogensbeheer moet immers in staat zijn een overeenkomst met u af te sluiten, uw rekening te beheren, orders uit te voeren, afwikkelingsdiensten te faciliteren en u op gepaste wijze te informeren. Daarnaast moet Helliot Vermogensbeheer kunnen zorgen voor onder meer het cliëntenbeheer, rekeningbeheer, de controle en het toezicht op de regelmatigheid van verrichtingen en het voorkomen van onregelmatigheden. Ook de administratieve verwerking van uw persoonsgegevens hoort hierbij. De gegevens die hiertoe verzameld, verwerkt en bewaard worden zijn noodzakelijk om de relatie tussen u en Helliot Vermogensbeheer op een correcte manier te laten ontstaan en te verlopen. De noodzakelijke informatie wordt verzameld via de openingsdocumentatie, waaronder het cliëntprofiel en de cliëntovereenkomst, en verder tijdens de relatie tussen u en Helliot Vermogensbeheer. Helliot Vermogensbeheer verwerkt hiertoe de volgende persoonsgegevens:

•  Identificatiegegevens.
•  (Elektronische-) Communicatie.
•  Gegevens van uw persoonlijke situatie.
•  Gegevens van uw financiële situatie en eventuele risicosituaties en risicogedragingen.

3. RECHTEN VAN DE BETROKKENE
Uiteraard beschikt u ook over een aantal rechten ten opzichte van Helliot Vermogensbeheer. Het gaat tenslotte om uw persoonlijke gegevens. Zo heeft u het recht om uw gegevens in te zien, om ze te laten corrigeren of verwijderen, om de verwerking te beperken, om bezwaar te maken tegen de verwerking, om te weigeren dat uw gegevens automatisch worden verwerkt en om uw gegevens te laten overdragen. U kunt deze rechten uitoefenen door een mail te sturen naar info@helliot.nl of een brief te sturen met datum en uw handtekening. Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebt u als persoon een aantal rechten ten opzichte van Helliot Vermogensbeheer:

•  Het recht op inzage: Uw recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken in te zien.
•  Het recht op rectificatie en aanvulling: Het recht om de persoonsgegevens te wijzigen.
•  Het recht op beperking van de verwerking: Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
•  Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
•  Het recht op dataportabiliteit: Het recht om persoonsgegevens over te dragen naar een andere partij.
•  Het recht op vergetelheid: Het recht om vergeten” te worden.

Uitoefening van uw rechten
Indien u gebruik wilt maken van deze rechten of andere vragen hebt met betrekking tot ons privacy-beleid, kunt u een e-mail sturen of een gedateerde en ondertekende brief richten aan Helliot Vermogensbeheer. In sommige gevallen kunt u uw rechten ook rechtstreeks bij een derde partij uitoefenen.

Helliot Vermogensbeheer verzamelt uw persoonsgegevens in de meeste gevallen bij uzelf. Helliot Vermogensbeheer kan uw gegevens ook via andere kanalen verkrijgen. Het gaat hierbij om gegevens die algemeen bekend zijn, die u zelf publiek heeft gemaakt of die Helliot Vermogensbeheer van professionele derde partijen ontvangt. Uw gegevens kunnen door Helliot Vermogensbeheer aan derden worden verstrekt in een beperkt aantal gevallen of indien u hiervoor uw toestemming hebt gegeven. Helliot Vermogensbeheer kan een beroep doen op derden voor de verwerking van uw gegevens voor verschillende doeleinden. Deze derden kunnen zich zowel binnen als buiten Europa bevinden.

4. UITWISSELING VAN GEGEVENS
Publieke gegevens en gegevens ontvangen van derde partijen
Helliot Vermogensbeheer verwerkt in bepaalde gevallen publieke gegevens. Het kan hierbij gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht (bijvoorbeeld de benoeming van een bestuurder van een vennootschap), gegevens die algemeen bekend zijn (bijvoorbeeld de informatie van de Kamer van Koophandel), gegevens die u zelf publiek bekend hebt gemaakt of gegevens die Helliot Vermogensbeheer heeft ontvangen via derde professionele partijen. Deze professionele partners zijn ervoor verantwoordelijk dat de betreffende informatie rechtsgeldig verzameld wordt. De derde partijen die gegevens verzamelen en doorgeven aan Helliot Vermogensbeheer voldoen dus ook aan de relevante wettelijke bepalingen en zorgen er onder meer voor dat u voldoende ingelicht bent over het feit dat zij persoonsgegevens verzamelen, verwerken en kunnen doorgeven. Helliot Vermogensbeheer ziet toe op deze rechtsgeldige verzameling en gebruikt de gegevens niet voor andere doeleinden dan deze waarover u door de derde partij geïnformeerd bent. De bovenstaande gegevens kunnen gebruikt worden voor de doelstellingen die binnen deze Privacy Statement worden aangeduid en om de juistheid van de aangereikte gegevens te controleren.

Plaatsen van verwerking
De verwerking van persoonsgegevens vindt zowel plaats bij Helliot Vermogensbeheer als bij verschillende verwerkers waar Helliot Vermogensbeheer gebruik van maakt, zoals Saxo Bank S/A. Helliot Vermogensbeheer doet, rechtstreeks of indirect, een beroep op andere verwerkers, zoals: advocaten, ICT (beveiligings)dienstverleners, Bedrijven voor digitale archivering en ontsluiting van informatie. Deze ondernemingen bewaren geen gegevens maar kunnen persoonsgegevens van de cliënten van Helliot Vermogensbeheer gebruiken voor administratieve doeleinden, risicobeheer, veiligheid en fraudebestrijding, onder dezelfde voorwaarden als Helliot Vermogensbeheer zelf en onder toezicht van Helliot Vermogensbeheer.

Discretie
Helliot Vermogensbeheer hecht groot belang aan het naleven van de privacywetgeving en de discretieplicht die op Helliot Vermogensbeheer rust. Daarom worden uw persoonsgegevens door Helliot Vermogensbeheer alleen met derden gedeeld in één van de volgende gevallen:

1.  Als het verzoek gebaseerd is op een wettelijke bepaling of een wettelijk belang.
2.  Als de verstrekking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst.
3.  Als Helliot Vermogensbeheer zich kan beroepen op haar gerechtvaardigd belang en u hierover geïnformeerd heeft (met respect voor uw recht op bezwaar, zie onder ‘rechten van de betrokkene’ )

Met uitzondering van wat in deze Privacy Statement bepaald is, deelt Helliot Vermogensbeheer uw gegevens niet aan derden mee, tenzij u hiertoe uw uitdrukkelijke toestemming verleent. Indien het doel van de verwerking een bekendmaking aan het publiek inhoudt, zal Helliot Vermogensbeheer er altijd voor zorgen dat gegevens op een anonieme manier gepresenteerd worden, zoals in de vorm van een grafiek of histogram.

5. BEVEILIGING EN VERTROUWELIJKHEID
Onze medewerkers krijgen alleen de gegevens te zien die zij nodig hebben om hun functie uit te kunnen oefenen en zijn verplicht deze strikt geheim te houden. Onze systemen worden zo goed mogelijk beveiligd, zodat uw gegevens niet in verkeerde handen terecht kunnen komen. De toegang tot uw persoonsgegevens wordt binnen Helliot Vermogensbeheer beperkt. Enkel de personen die daartoe gemachtigd zijn, hebben toegang tot uw gegevens. Daarnaast heeft Helliot Vermogensbeheer verschillende algemene, technische en organisatorische maatregelen genomen ter beveiliging van uw persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens worden slechts gedurende een vooraf vastgelegde periode bewaard. Hiervoor geldt de wettelijke grondslag als uitgangspunt en wordt de bewaartijd afgestemd op de periode waarin Helliot Vermogensbeheer de gegevens nodig heeft om de doelstelling van de verwerking te bereiken.

6. PERIODE VAN BEWARING
Helliot Vermogensbeheer zal uw persoonsgegevens nooit langer bewaren dan nodig. Hierbij geldt de wettelijke grondslag steeds als uitgangspunt voor het hanteren van de minimale bewaartermijn.

7. VRAGEN OF KLACHTEN
Indien U een vraag wilt stellen of een klacht indienen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens dan kan dat allereerst bij Helliot Vermogensbeheer. U kunt elke klacht met betrekking tot de verzameling en de verwerking van uw persoonsgegevens kenbaar maken via telefoonnummer 035-2400121 of per mail via info@helliot.nl. Voor algemene vragen, klachten over uw privacy, of deze Privacy Statement kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) van Helliot Vermogensbeheer.

Postadres
Helliot VermogensbeheerN.V.
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Amsterdamsestraatweg 55A
3744 MA Baarn, Nederland

E-mailadres
info@helliot.nl

Indien u niet akkoord gaat met de beantwoording van Helliot Vermogensbeheer, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.